Comment se gère une copropriété ?

Le syndic est au cœur de la gestion de la copropriété. C’est lui qui coordonne de façon plus ou moins directe, toutes les actions à mener au sein de celle-ci. Son pouvoir décisionnel, via l’assemblée générale s’applique à différents champs d’action et sur de nombreuses thématiques. Au milieu de cela, les copropriétaires cherchent un maximum de transparence.

Le gestionnaire de copropriété : la pièce centrale

Ce que l’on nomme plus communément le syndic de copropriété a en effet un rôle central dans la gestion de celle-ci. Il est notamment en charge de transmettre les documents publics de la copropriété, à chaque copropriétaire qui en ferait la demande.

Via l’assemblée générale, c’est aussi lui qui viendra trancher les questions d’entretiens de l’immeuble grâce aux votes des différents copropriétaires. Il aura le même rôle concernant les services de l’immeuble (conciergerie, entretien de la copropriété) ou les travaux de plus grande importance. Il est systématiquement la pièce centrale de l’échiquier, celle par laquelle la plupart des décisions se prennent.

Le syndic a également le rôle d’organiser les appels de fonds en préparant en amont un budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes et extraordinaires de la copropriété. Ce sont ces fonds qui serviront à payer en temps et en heures les prestataires qui interviendront dans l’immeuble pour des travaux plus ou moins lourds. Depuis la loi de 2018, chaque copropriétaire doit verser 5 % du total des charges communes de l’année N-1, au fond de réserve de la copropriété.

Garantir la responsabilité de la copropriété et l’entretien de l’immeuble

Pour couvrir les agissements des entités de la copropriété, il est possible de souscrire à divers assurances.

· Une police d’assurance globale qui couvrira l’immeuble ou le groupement d’immeubles des dommages matériels et qui couvre sans distinction les parties communes et les parties privatives de l’immeuble.

· L’assurance responsabilité civile du syndic, qui est la seule assurance obligatoire au sein de la copropriété.

· Les autres assurances qui pourront couvrir d’autres organes de la copropriété comme le commissaire aux comptes ou les membres du conseil de copropriété

Pour assurer le bon fonctionnement de la copropriété, certains services peuvent être incorporés. Nous pensons notamment aux services de conciergerie, de gestion de l’entretien de la copropriété ou d’autres services comme l’entretien des espaces verts. La multiplicité de ces services aura des conséquences sur le montant des charges de copropriété des différents propriétaires de l’immeuble.

Lorsque l’immeuble nécessite des travaux plus structurels, les majorités nécessaires à l’assemblée générale diffèrent avec une règle générale : plus les travaux sont importants et plus ils nécessiteront l’accord du plus grand nombre. On distinguera les travaux d’amélioration des travaux d’entretien ou encore des travaux urgents qui nuisent au bon fonctionnement de la copropriété.

Bon à savoir : Les travaux effectués dans les parties communes sont payés en proportion de la quote-part de chaque copropriétaire. Chaque quotité est quant à elle déterminée par la valeur de la partie privative (souvent un appartement) des différents copropriétaires. Schématiquement, plus votre bien immobilier a de la valeur, proportionnellement aux autres, et plus vous devrez payer pour l’entretien des parties communes.

La gestion de l’immeuble d’un point de vue comptable : la volonté de transparence

Selon la taille de la copropriété, la gestion comptable pourra différer.

· Pour les copropriétés de plus de 20 lots, un plan comptable minimum normalisé est une obligation

· Pour les copropriétés de moins de 20 lots, un plan comptable simplifié suffira.

Chaque année, la copropriété fait face à un certain nombre de dépenses. C’est dans un soucis de transparence que chacun des copropriétaires pourra avoir accès aux documents suivants :

· La liste annuelle des dépenses

· Le décompte individuel des charges

· L’inventaire qui comprend à la fois le bilan (actif/passif) et le compte de résultat de la copropriété

Outre ces documents comptables, chaque copropriétaire peut avoir accès à l’acte de base et au règlement de la copropriété. Ces documents forment ce que l’on appelle les statuts de la copropriété et peuvent s’avérer très pratiques pour prévenir ou trancher sur un éventuel conflit entre deux ou plusieurs copropriétaires.

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