La comptabilité de la copropriété : qui gère quoi ?
La gestion de la copropriété peut être un sujet sensible. Entre volonté de transparence de la part des copropriétaires qui peuvent parfois se sentir désinformés et véritable complexité des régimes comptables, ces distorsions peuvent être de nature à créer des conflits avec le syndic. Nous vous détaillons quelques points pour mieux appréhender la comptabilité de votre copropriété.
Retour vers : Gestion de la copropriété
Des spécificités comptables en fonction de la taille de la copropriété
A l’instar du conseil de copropriété, obligatoire dans les copropriétés d’une certaine taille, une comptabilité faisant usage d’un plan comptable minimum normalisé est obligatoire pour les copropriétés de plus de 20 lots.
D’autres règles comptables sont reprises par le biais du règlement de copropriété, notamment en ce qui concerne la répartition des charges.
Les documents comptables à disposition de la copropriété
De nombreux documents et pièces comptables sont accessibles aux copropriétaires et sont dans la majorité des cas, transmis par le syndic. Ainsi, il sera possible d’avoir accès à
- Une liste de dépenses qui détaille chacun des postes de dépenses et leurs répartitions selon les quotités de l’immeuble
- Un décompte individuel des charges qui détaille les frais annuels et en calcule au prorata des quotes-parts, le coût pour chaque copropriétaire. Ce document pourra aussi se présenter sous la forme d’un « tableau de répartition ».
- Certains syndics donnent également d’autres documents comme le détail des comptes des fournisseurs, le détail des comptes de sinistre.
Toute association des copropriétaires est tenue d’établir un inventaire à la clôture de l’exercice comptable. L’inventaire reprend, entre-autres, un bilan actif / passif qui schématise le patrimoine de la copropriété et le financement de celui-ci (uniquement pour les copropriétés de plus de 20 lots.
Chaque copropriétaire est en droit de demander au syndic le plan comptable de son ACP.
La comptabilité de la copropriété : vers plus de transparence
La loi du 6 mai 2010 offre plus de transparence à la comptabilité de la copropriété. Via ces dispositions, le syndic est notamment tenu de préparer le budget prévisionnel pour les dépenses courantes mais aussi pour les dépenses extraordinaires de la copropriété.
L’obligation pour chaque copropriété, indépendamment de sa taille, d’ouvrir deux comptes distincts pour la gestion du fonds de roulement et la gestion du fonds de réserve est aussi de nature à rendre plus transparent la comptabilité de la copro.
Enfin, l’harmonisation dans la tenue de la comptabilité est une avancée considérable. Avant cette loi, la présentation des documents comptables pouvait être différente d’un syndic à l’autre puisqu’aucune réglementation ne présentait de « modèle type ».
L’organe de contrôle : le commissaire aux comptes
Chaque année, l’assemblée générale désigne un commissaire aux comptes avec un mandat renouvelable. Cet organe est l’organe de contrôle de l’association des copropriétaires. Il peut s’agir d’un copropriétaire bénévole ou d’un professionnel (cabinet d’expert-comptable ou réviseur externe le plus souvent). Le commissaire aux comptes est en charge de veiller à la bonne gestion budgétaire et financière des comptes du syndic de copropriété.
Bon à savoir : Chaque année, le commissaire aux comptes est tenu d’établir un rapport annuel qui est un compte-rendu des finances annuelles de la copropriété. Ce document est disponible et accessible pour tous les copropriétaires.