FAQ

Au sens strict de la Loi, le syndic, professionnel ou non, veillera à :

• Rédiger le procès-verbal des décisions prises par l’Assemblée générale. (article 577-6, §§ 10 et 11) ;
• De consigner les décisions dans le registre de la copropriété dans les trente jours suivants l’Assemblée et les transmettre aux copropriétaires et aux autres syndics (article 577-6, § 12) ; d’exécuter et de faire exécuter les décisions prises par l’assemblée générale. (article 577-8, 3°).

L’Assemblée générale des copropriétaires est souveraine. C’est elle qui décide des travaux à exécuter ou non. Ces décisions sont votées lors d’une AG ordinaire ou extraordinaire selon les quotités des votants. Le syndic se charge d’exécuter et de faire exécuter les décisions prises par l’AG et d’accomplir tout acte conservatoire et d’administration provisoire. Le syndic peut décider seul de certains travaux. On parle de travaux urgents pour préserver l’intégrité de l’immeuble. Certaines copropriétés fixent un montant maximum pour lequel le syndic peut engager seul la copropriété.

Une AG ou Assemblée générale est la réunion de tous les copropriétaires de l’immeuble. Elle peut être ordinaire ou extraordinaire. L’AG ordinaire se tient chaque année à une date fixée par l’acte de base ou par décision d’AG. Une AG extraordinaire peut être convoquée à tout moment par le syndic ou à la demande des copropriétaires. L’AG peut valablement délibérée à partir du moment où le double quorum est atteint, à savoir : plus de la moitié des copropriétaires présents ou représentés et au moins la moitié des quotités présentes ou représentées.

Concernant les convocations aux assemblées générales, la loi exige que les copropriétaires soient convoqués par recommandé.Cependant, le courriel a une valeur légale si le copropriétaire a fait savoir par écrit à son syndic qu’il désirait recevoir ses convocations par courriel et non par recommandé. Dans de nombreux immeubles, les copropriétaires préfèrent recevoir les convocations aux AG par courriel ou courrier simple pour limiter les frais de la copropriété. Les communications se font de plus en plus par courriel : transmission des décomptes, convocation, avis, relevé compteurs, etc. !

C’est le syndic qui gère le suivi des travaux dans les parties communes de l’immeuble. Les travaux privatifs sont exclusivement gérés par les copropriétaires, mais il est préférable d’avertir le syndic en cas de tenue de travaux. L’assemblée générale peut décider qu’un des copropriétaires gère le suivi de travaux aux parties communes (devis, suivi, réception, etc.) ou mandater un expert pour la gestion de travaux plus spécifiques (architecte, ingénieur, etc.).

C’est le syndic qui gère le contrat d’assurance de l’immeuble. C’est donc lui qui gère tout ce qui touche aux parties communes et les sinistres entre copropriétaires.

L’Assemblée générale des copropriétaires est souveraine et c’est donc elle qui décide des travaux à exécuter ou non. Ces décisions sont votées selon les quotités des votants. Le syndic peut décider seul de travaux urgents pour préserver l’intégrité de l’immeuble. L’AG peut également, si elle le souhaite, donner mandat au Conseil de Copropriété pour décider de certains travaux et fixer un budget maximum pour lequel le conseil peut décider et ce, sans devoir repasser par une décision d’AG.

Les décomptes peuvent être trimestriels ou annuels. S’ils sont trimestriels, ils sont basés sur les charges réelles d’un trimestre. S’ils sont annuels, les copropriétaires versent des provisions de charges tout au long de l’exercice et un relevé des charges est établi en fin d’exercice. En fonction des dépenses, les copropriétaires sont remboursés ou doivent verser un complément de charges à la copropriété.

Easy Syndic est un syndic professionnel dont les prestations sont adaptées à la gestion des petits immeubles ou petites copropriétés composées de moins de 8 lots. En effet la gestion de petites copropriétés, est sensiblement différente des immeubles de grandes tailles. Cela demande moins de contraintes et moins de lourdeur administrative. Tout en assurant les mêmes obligations qu’un syndic « traditionnel », Easy Syndic offre un prix adapté aux prestations usuelles pour la gestion des immeubles de moins de 8 lots, afin d’éviter que le poste « gérance » ne représente + de 50% des charges de l’immeuble et/ou annuelles. En plus des prestations usuelles, Easy Syndic propose une série de prestations à la carte (suivi travaux et sinistre, CC, AGE, contentieux…) avec un tarif clair.

Les obligations du syndic sont reprises dans l’article 577-8 §4 du Code civil belge. La modification de la Loi de 2010 a considérablement alourdi la mission du syndic. C’est pourquoi beaucoup de copropriétés font appel à un syndic professionnel. La mission du syndic repris dans la Loi : tenir l’assemblée générale ;

• Rédiger le procès-verbal des décisions prises par l’Assemblée générale et consigner ces décisions dans le registre de la copropriété ;
• Exécuter et faire exécuter les décisions prises par l’Assemblée générale ;
• Accomplir tout acte conservatoire et d’administration provisoire ;
• Administrer les fonds de l’association des copropriétaires ;
• Représenter l’association des copropriétaires tant en justice que dans la gestion des affaires communes ;
• Fournir le relevé des dettes dans les trente jours de la demande qui lui en est faite par le notaire ;
• Communiquer à toutes les personnes concernées la date des assemblées afin de lui permettre de formuler par écrit ses demandes ou observations ;
• Transmettre le dossier de l’immeuble à son successeur dans un délai de trente jours ;
• Souscrire une assurance responsabilité couvrant l’exercice de sa mission ;
• Permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé, relatifs à la copropriété ;
• Présenter, pour la mise en concurrence, une pluralité de devis sur la base d’un cahier des charges préalablement élaboré ;
• Soumettre à l’Assemblée générale ordinaire un rapport d’évaluation des contrats

de fournitures régulières ;

• Tenir à jour la liste et les coordonnées des personnes en droit de participer aux délibérations de l’Assemblée générale ;
• Tenir les comptes de l’association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée, suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi ;
• Préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes un extrait de l’acte portant désignation ou nomination du syndic est affiché.

Les missions confiées par la loi au syndic sont nombreuses et étendues. L’ampleur des tâches et des responsabilités du syndic nécessite donc une extrême rigueur et une connaissance approfondie, notamment, des statuts de l’immeuble et des dispositions de la loi. Dans les travaux préparatoires, la faute de gestion d’un syndic peut avoir des conséquences extrêmement graves pour les copropriétaires :

• Dégradation du bâtiment,
• Perte financière en cas de carence prolongée d’un copropriétaire dans le paiement de ses charges,
• Non-couverture d’un sinistre en cas d’assurance inadéquate.

Un syndic non professionnel doit couvrir sa responsabilité concernant l’exercice de sa mission. Précisons qu’en cas de mandat de syndic à titre gratuit, cette assurance sera souscrite aux frais de l’association des copropriétaires.

Il n’y a aucune obligation à ce qu’un syndic soit professionnel. Mais face aux obligations, aux responsabilités de plus en plus lourdes aux yeux de la Loi, et à la complexité de la tâche, de plus en plus de copropriétés décident de faire appel à un syndic professionnel.

Un syndic est obligatoire dès qu’il y a copropriété. Lorsque le syndic n’est pas nommé par le règlement de copropriété (acte de base), une personne doit être mandatée par l’AG, afin de représenter la copropriété si nécessaire, et de remplir les différentes obligations face aux fournisseurs de la copropriété. Cette personne peut être un syndic professionnel ou bénévole, membre ou non, de l’association des copropriétaires.

Le renouvellement du mandat du syndic est décidé lors de l’Assemblée Générale annuelle des copropriétaires si le contrat est d’une durée de un an. Lorsqu’il a été désigné par le règlement de copropriété, son mandat expire de plein droit lors de la première AG. Cependant son contrat peut être arrêté à tout moment sur simple décision de l’Assemblée Générale des copropriétaires, et selon les conditions reprises dans ce contrat. Un nouveau syndic est alors nommé lors de cette même assemblée. Les copropriétaires auront pris contact et demandé des devis à divers syndic avant la tenue de cette assemblée afin d’élire un nouveau syndic.

La durée du contrat de syndic est de 1 an à 3 ans maximum. Le syndic n’a pas le droit de contracter des contrats pour la copropriété d’une durée supérieure à son mandat décidé lors de l’Assemblée générale des copropriétaires.

Les obligations du syndic sont reprises dans l’article 577 du Code civil. Les tâches principales du syndic sont d’appliquer les décisions de l’AG, d’administrer les fonds de la copropriété et de représenter l’association des copropriétaires tant en justice que dans la gestion des affaires communes. De manière moins informelle, son rôle est également d’écouter les copropriétaires, de prendre des décisions urgentes si nécessaire. Il doit rester neutre dans sa mission et ne jamais prendre part pour l’un ou l’autre copropriétaire.

Je dois me faire connaître auprès de mon syndic, lui communiquer mes coordonnées, ainsi que ceux de mes locataires si nécessaire.