FAQ

In de strikte zin van de Wet zal de (beroeps-)syndicus instaan om :

• Het verslag op te maken van de Algemene Vergadering met inbegrip van de beslissingen die er werden genomen. (art. 577-6, §§ 10 et 11);
• De beslissingen op te nemen in het register van de Vereniging van Mede-Eigenaars binnen de dertig dagen volgend op de Algemene Vergadering en deze te verspreiden naar de mede-eigenaars en naar de andere syndici (art. 577-6, § 12) ; de beslissingen die werden genomen door de AV uit te voeren en te laten uitvoeren. (art 577-8, 3°).

De Algemene Vergadering van de VME beslist onafhankelijk. Zij is het die beslist welke werken al dan niet worden uitgevoerd. Deze beslissingen worden gestemd gedurende een Gewone of Bijzondere Algemene Vergadering op basis van de quotiteiten van de stemgerechtigden. De syndicus zal de uitvoering van de beslissingen die werden genomen door de Algemene Vergadering uitvoeren of laten uitvoeren en zal alle bewarende handelingen en voorlopige administratieve initiatieven nemen. De syndicus kan echter ook alleen beslissingen treffen voor de uitvoering van sommige werkzaamheden. Het betreft hier meer bepaald dringende werken die de bescherming van het gebouw waarborgen. Sommige mede-eigendommen bepalen gedurende een AV een maximaal bedrag die een syndicus vrij mag aanwenden voor rekening van de VME.

Een Algemene Vergadering is een bijeenkomst waar alle mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Zij kan gewoon of bijzonder zijn. De gewone Algemene Vergadering wordt jaarlijks gehouden op een datum dat werd vastgelegd in de basisakte, of die bepaald werd ingevolge een beslissing van een (vorige) Algemene Vergadering. Een Bijzondere Algemene Vergadering mag op elk ogenblik worden samengeroepen door de syndicus of op vraag van mede-eigenaars. De AV kan rechtsgeldig stemmen van zodra de dubbele meerderheid bereikt is : dit betekent dat zowel een meerderheid van de aanwezigen én een meerderheid van de quotiteiten aanwezig of vertegenwoordigd zijn.

De Wet bepaalt dat de bijeenroeping van de Algemene Vergaderingen per aangetekende zending gebeurt. Echter, de email heeft een wettelijke grond van zodra de mede-eigenaar de syndicus schriftelijk heeft meegedeeld dat hij/zij de uitnodiging per email wenst te ontvangen en niet per aangetekend schrijven. Vaak verkiezen de mede-eigenaars de uitnodigingen tot het bijwonen van de AV per mail of per gewoon schrijven om de beheerskosten te drukken die de verzending via een aangetekend schrijven met zich meebrengen. De communicatie gebeurt meer en meer per email : afschriften, uitnodigingen, meteropnemingen enz. !

Het is de syndicus die de werken opvolgt die betrekking hebben op de Gemene Delen van het gebouw. De privatieve werken worden exclusief door de respectievelijke eigenaars zelf opgevolgd maar het is wenselijk om deze werken te melden aan de syndicus. De algemene vergadering kan beslissen dat de werken aan de gemene delen door één van de mede-eigenaars worden opgevolgd (prijsofferte, opvolging, oplevering enz.) of een expert benoemen voor de opvolging van heel specifieke werkzaamheden zijnde een architect, ingenieur…

Het is de de syndicus die de verzekeringscontracten van het gebouw beheert. Hij zal dus ook alle schadegevallen beheren die de Gemene Delen aanbelangen en de schadegevallen tussen mede-eigenaars onderling.

De Algemene Vergadering beslist onafhankelijk. Zij is het dus die beslist welke werken wanneer worden uitgevoerd. Deze werken worden beslist ingevolge een stemming bij eenvoudige dubbele meerderheid. De syndicus kan echter in dringende gevallen ook beslissen werken uit te voeren om het gebouw te beschermen tegen verdere aftakeling. De AV kan eveneens, indien ze het wenst de Raad van de VME belasten om hierover te beslissen en tevens een maximumbedrag te bepalen waarbij deze zelfstandig kan beslissen, zonder een bijkomende beslissing van een AV te moeten afwachten.

De afrekeningen kunnen driemaandelijks dan wel jaarlijks worden opgemaakt. In het geval ze trimestriëel worden opgemaakt, dan zullen ze gebaseerd worden op de reële kosten die in dat trimester werden gemaakt. In het geval ze jaarlijks worden opgemaakt, dan zullen de mede-eigenaars provisies dienen te storten gedurende deze periode en zal een jaarafrekening opgemaakt worden, na afloop van deze periode. In functie van deze uitgaven zullen de mede-eigenaars terugbetaald worden, of andersom gevraagd worden om een saldo te vereffenen.

Easy Syndic is een professionele syndicus die zijn dienstverlening heeft aangepast aan het beheer van kleinere gebouwen, of gebouwen van minder dan 8 loten. De praktijk leert ons dat het beheer van kleinere mede-eigendommen merkelijk anders verloopt dan die van grotere gebouwen. Niet in het minst aangezien mede-eigenaars van kleinere gebouwen, sneller bereid gevonden worden om een handje toe te steken hoofdzakelijk om de beheerskosten zo laag mogelijk te houden. Zo’n beheer vergt ook minder administratieve rompslomp. Toch waarborgt Easy Syndic de professionele dienstverlening eigen aan de traditionele syndici aan aangepaste prijzen zodat de beheerskosten lager dan 50% van de totale jaarlijkse kosten zou kunnen blijven. De bijkomende, optionele taken kunnen echter op maat worden verleend, op basis van een heldere prijsafspraak.

De taken van de syndicus zijn opgenomen in art 577-8 §4 BW. De wijziging van de Wet van 2010 heeft de taken van de syndicus aanzienlijk verzwaard. Dat is de reden waarom veel mede-eigendommen nu geneigd zouden zijn om een syndicus aan te spreken om het beheer waar te nemen. De taak van de syndicus zoals door de Wet bepaald houdt onder meer in:

• De Algemene Vergadering organiseren;
• het proces-verbaal opmaken van de beslissingen van de Algemene Vergadering en deze bewaren in het register van de VME ;
• de beslissingen van de AV uitvoeren en/of laten uitvoeren. ;
• alle bewaringsmaatregelen treffen zowel in daad als administratief ;
• de fondsen beheren van de VME ;
• de VME vertegenwoordigen zowel in rechte als in het dagelijks beheer ;
• het afleveren van een overzicht van de schulden binnen de dertig dagen op vraag van de notaris.
• Aan alle betrokkenen de datum van de vergaderingen meedelen teneinde hen toe te laten hun opmerkingen tijdig schriftelijk te formuleren.;
• Het beheersdossier overmaken aan zijn opvolger binnen de dertig dagen ;
• Een Verzekeing BA onderschrijven die de uitvoering van zijn mandaat dekt. ;
• De mede-eigenaars in de gelegenheid stellen toegang te hebben tot alle documenten en informatie die niet vertrouwelijk zijn en die betrekking hebben tot de VME ;
• Een veelheid aan bestekken voorleggen ten behoeve van een correcte mede-dinging bij de toewijzing van werken, op basis van een lastencohier ;
• De gewone AV een evaluatie van de lopende leverancierscontracten voorleggen ;
• De lijst bijhouden en updaten van de mede-eigenaars die in rechte zijn om de AV bij te wonen.;
• De boekhouding verzorgen van de VME op een duidelijke, gedetailleerde en overzichtelijke manier conform een door de Koning bepaald boekhoudplan ;
• Het jaarbudget opmaken teneinde de lopende uitgaven zoals onderhoud van de gemene delen ed. tijdig te kunnen vereffenen;
• Het aanbrengen in de gemene delen van een uittreksel van het PV van de benoeming van de syndicus.

De taken van de syndicus die hem door de Wet zijn toebedeeld zijn zowel uitgebreid als talrijk. Hierdoor is een grote nauwgezetheid van de syndicus noodzakelijk en is een gedegen juridische kennis en kennis van de basisakte aangewezen. De beheersfouten van een syndicus kunnen dus vergaande gevolgen hebben ten nadele van de mede-eigenaars zoals:

• Aftakeling van het gebouw in het geval van een langdurige verwaarlozing,
• Financieel verlies in het geval een mede-eigenaar langdurig verzuimt zijn verplichtingen na te komen jegens de VME,
• Geen dekking in geval van onjuiste of onvoldoende verzekering bij schadegeval. Een niet-professionele syndicus dient zijn BA aan te schrijven gedurende de uitoefening van zijn opdracht, zelfs indien dit kosteloos uitgevoerd wordt. Deze polis kan dan wel ten koste van de VME worden gelegd.

In geen geval legt de Wet de verplichting op om een beroepssyndicus te benoemen. Doch is het wel aan te raden een beroepssyndicus te benoemen gezien de uitgebreide taken en dito verantwoordelijkheden die aan de uitoefening van deze functie verbonden zijn.

Vanaf het ogenblik dat een gebouw onder het stelsel van de mede-eigendom wordt geplaatst dient een syndicus benoemd te worden. Indien er geen syndicus wordt aangesteld in het reglement van mede-eigendom (basisakte) zal iemand benoemd moeten worden bij de AV teneinde de VME geldig te kunnen vertegenwoordigen jegens de leveranciers van de VME. Deze syndicus kan een rechtspersoonlijkheid zijn of niet, deel uitmaken van de mede-eigendom of niet en tevens vergoed worden of niet.

De vernieuwing van syndicusovereenkomst wordt beslist op de gewone Algemene Vergadering van mede-eigenaars indien het contract jaarlijks komt te vervallen. Indien deze werd benoemd via het reglement van mede-eigendom dan komt die rechtmatig te vervallen bij de eerstvolgende AV. Zijn opdracht kan echter op elk ogenblik worden opgezegd ingevolge een eenvoudige beslissing van de AV van mede-eigenaars en uiteraard conform de bepalingen vermeld in het contract. Een nieuwe syndicus zal dan ook worden benoemd op dezelfde AV. De mede-eigenaars zullen voorafgaandelijk contact hebben genomen met andere syndici en prijsoffertes verzameld hebben.

De looptijd van een syndicusovereenkomst variëert van 1 à 3 jaar maximum. De syndicus heeft het recht niet om overeenkomsten te tekenen die de looptijd overschrijven van zijn eigen mandaat.

De taken van de syndicus worden vermeld in art 577 van het Burgerlijk Wetboek. De belangrijkste opdrachten zijn het (laten) uitvoeren van de beslissingen die door de AV werden genomen, het beheer van de fondsen van de VME en de VME in rechte en in de dagelijkse daden van beheer te vertegenwoordigen. Niet minder belangrijk bestaat de taak van de syndicus erin om te luisteren naar de mede-eigenaars, en dringende beslissingen te nemen indien nodig. Hij dient in elk geval neutraal te blijven in zijn opdracht en nooit partij te kiezen voor een mede-eigenaar.

Ik moet me bekendmaken bij de syndicus, hem mijn gegevens bezorgen en eventueel die van mijn huurders.