De boekhouding van de mede-eigendom: wie beheert wat?
Het beheer van een mede-eigendom kan een gevoelig onderwerp zijn. De mede-eigenaars vragen om transparantie maar beschikken niet altijd over alle informatie. Daartegenover staat de reële complexiteit van de boekhoudsystemen die maakt dat er soms conflicten optreden met de syndicus. We gaan hier wat dieper in op een paar zaken zodat u beter vertrouwd raakt met de boekhouding van uw mede-eigendom.
Boekhoudkundige bijzonderheden in functie van de omvang van de mede-eigendom
Zoals de Raad van Mede-Eigendom verplicht is voor een mede-eigendom van een zekere grootte, zo is ook een Minimumindeling van het algemeen rekeningstelsel vereist voor de mede-eigendom van meer dan 20 loten. Parkeerplaatsen, kelders en garages worden bij deze berekening buiten beschouwing gelaten.
Er zijn nog andere boekhoudkundige regels opgenomen in het reglement van de mede-eigendom, onder andere voor wat betreft de verdeling van de lasten.
De boekhoudkundige documenten ter beschikking van de mede-eigendom
Talrijke documenten en boekhoudkundige stukken worden ter beschikking gesteld van de mede-eigenaars. Deze worden hen in de meeste gevallen door de syndicus overhandigd. De mede-eigenaars kunnen zo toegang te krijgen tot:
- Een lijst van de uitgaven die de details van elke uitgavepost bevat en de onderverdeling van de uitgaven volgens ieders aandeel in het gebouw
- Een individuele kostenstaat waarin de jaarlijkse uitgaven gedetailleerd worden weergegeven en de kosten voor elke mede-eigenaar worden berekend in verhouding tot zijn/haar aandeel. Dit document kan ook onder de vorm van een "verdelingstabel" worden voorgelegd.
- Sommige syndici verstrekken ook andere documenten, zoals een gedetailleerd overzicht van de rekeningen van leveranciers of van de schaderekeningen.
Elke Vereniging van Mede-Eigendom moet bij de aflsuiting van het boekjaar een inventaris opmaken. Deze inventaris bestaat uit twee documenten:
- Een resultatenrekening die het verschil weergeeft tussen de werkelijke uitgaven en de reeds betaalde voorzieningen
- Een activa/passivabalans die het vermogen van de mede-eigendom weergeeft alsook de financiering ervan.
Elke mede-eigenaar heeft het recht om bij de syndicus het rekeningstelsel van zijn Vereniging van Mede-eigenaars op te vragen.
De boekhouding van de mede-eigendom: op naar meer transparantie
De wet van 6 mei 2010 biedt meer transparantie in de boekhouding van de mede-eigendom. Door deze bepalingen is de syndicus onder andere verplicht de voorlopige begroting op te stellen voor de lopende uitgaven, maar ook voor de buitengewone uitgaven van de mede-eigendom.
Het feit dat elke mede-eigendom, ongeacht zijn omvang, verplicht is om twee afzonderlijke rekeningen te openen, één voor het beheer van het bedrijfskapitaal en één voor het beheer van het reservefonds, schept ook meer klaarheid in de boekhouding van de mede-eigendom.
Tenslotte betekent de harmonisatie van de wijze waarop de boekhouding wordt gevoerd een aanzienlijke vooruitgang. Alvorens deze wet er kwam werden de boekhoudkundige stukken van de ene syndicus tot de andere soms totaal verschillend gepresenteerd, aangezien er door geen enkele regelgeving een "standaardmodel" werd opgelegd.
Het controleorgaan: de Rekencommissaris
Elk jaar benoemt de Algemene Vergadering een Rekencommissaris met een hernieuwbaar mandaat. Dit orgaan is het controleorgaan van de mede-eigendom. Dit mandaat kan door een mede-eigenaar, op vrijwillige basis, vervuld worden of door een professioneel, gewoonlijk een expert-boekhouder of een externe revisor. De Rekencommissaris moet toezien op een correct budgettair en financieel beheer van de rekeningen door de syndicus van de mede-eigendom.
Goed om te weten: Elk jaar moet de Rekencommissaris een jaarverslag opstellen, dat een overzicht geeft van de jaarlijkse financiën van de mede-eigendom. Dit document wordt ter beschikking gesteld van alle mede-eigenaars en kan door ieder van hen geraadpleegd worden.