Copropriété : Quels sont les documents importants ?

Afin de prévenir en amont les conflits, certains documents peuvent aider les copropriétaires dans leurs démarches. Un conflit avec un autre copropriétaire quant à l’usage d’une terrasse privative ? L’acte de base pourra vous aider. Un problème avec le syndic parce que votre vélo n’est pas stationné ou il le devrait ? Vous pouvez vous référer au règlement intérieur.

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Le règlement d’ordre intérieur

Le règlement de la copropriété vise à encadrer et édicter les règles entre les différents copropriétaires. Chacun des occupants de l’immeuble (locataire ou copropriétaire) est tenu de respecter ses dispositions.

La loi encadre les dispositions obligatoires à inclure dans le règlement intérieur, notamment en ce qui concerne les modalités de convocation de l’assemblée générale ou encore le mode de désignation d’un mandataire. D’autres dispositions qui encadrent à la fois les parties communes et les parties privatives, pourront être ajoutées au document.

Le règlement intérieur peut être rédigé par l’association des copropriétaires, assistés par le syndic de copropriété mais il reste conseillé de le faire rédiger par des professionnels.

L’acte de base

Avec le règlement de copropriété, l’acte de base forme les statuts de la copropriété. Il devra inclure obligatoirement les trois dispositions suivantes :

· Une description de l’ensemble immobilier

· La description de chaque partie commune et de chaque partie privative de l’immeuble

· La quote-part des parties communes de chaque copropriétaire en fonction de son lot

C’est notamment la segmentation nette entre parties communes et privatives qui est de nature à faire dégonfler un conflit, l’acte de base étant à ce sujet, extrêmement précis. Généralement, on considère qu’une partie utilisée par plus d’un copropriétaire est une partie commune.

En savoir plus sur L'acte de base.

Les documents comptables

Parce qu’ils permettent de comprendre l’état des finances de la copropriété et les postes de dépenses ou de recettes, les documents comptables sont une véritable manne d’informations pour les copropriétaires.

C’est le syndic qui met le plus souvent ces documents à l’attention des copropriétaires. On retrouvera :

· Le décompte individuel des charges qui présente pour l’année entière, les frais annuels de la copropriété et le montant à payer en fonction de la quote-part pour chaque copropriétaire

· La liste des dépenses

· L’inventaire qui comprend le bilan

· Le détail d’autres comptes (compte fournisseur, compte sinistre, mouvements du fond de réserve…)

Parmi tous ces documents, le bilan comptable est probablement le plus utile et celui qui vous délivrera le plus d’informations. En effet, celui-ci permet de comprendre la tendance de la copropriété car il est l’expression du patrimoine de celle-ci (l’actif du bilan) mis en corrélation avec le mode de financement de ces investissements (le passif). En somme, il mettra en perspective la méthode de financement d’un projet.

En savoir plus sur les documents comptables de la copropriété.

L’accès à ces documents

L’article 577-8, § 4, 11° du Code Civil précise que le syndic doit permettre aux copropriétaires l’accès à tous les documents ou les informations à caractère non privé traitant de la copropriété. Le syndic doit donner un temps raisonnable à chaque copropriétaire pour qu’il puisse consulter les documents. Légalement, il n’est pas rendu obligatoire au syndic de laisser un accès à ces documents par le biais d’un site Internet (modification législative du 15 mai 2012 sur la loi initiale du 2 juin 2010).

Bon à savoir : Chaque année, le commissaire aux comptes publie un rapport dans lequel il fait état des comptes du syndic. Pour les copropriétaires, cet outil est une synthèse très utile pour comprendre le fonctionnement et se faire un avis des comptes de sa copropriété.

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