Les documents comptables de la copropriété
Afin de mieux comprendre les dépenses et le mandat du syndic, il est important pour les copropriétaires d’avoir accès à un maximum des documents comptables de la copropriété. La loi encadre et se porte garante de la mise à disposition des documents comptables pour l’ensemble de la copropriété. Pour avoir une approche synthétique de la santé financière de la copropriété, il est important de savoir quels documents consulter.
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Une comptabilité harmonisée
Avant toute chose, il est important de noter deux cas de figure :
- Pour les copropriétés de moins de 20 lots, il est possible de tenir une comptabilité simplifiée.
- Pour les copropriétés supérieures à 20 lots, un plan comptable minimum normalisé est obligatoire.
Dans le décompte des lots, on exclura systématiquement les garages, les parkings ou les caves. Selon la taille de la copropriété, les documents comptables risquent donc d’être différents.
Indépendamment de la taille de la copropriété, la loi du 6 Mai 2010 vient harmoniser la comptabilité des copropriétés. En effet, avant la promulgation de cette loi, chaque syndic pouvait gérer sa comptabilité sans qu’il y ait de schéma ou d’obligations bien précises.
Bon à savoir : Aujourd’hui, pour plus de transparence, les copropriétés doivent avoir deux comptes distincts, pour la gestion du fonds de roulement et la gestion du fonds de réserve.
Quelques documents comptables à disposition
Dans la plupart des cas, c’est le syndic qui met à disposition ces documents. Les copropriétaires pourront notamment avoir accès à
- Un décompte individuel des charges. Celui-ci est déterminé au prorata de chaque quote-part des copropriétaires. Il détaille pour l’année complète, les frais annuels de la copropriété et le montant à payer pour chaque copropriétaire
- La liste de dépenses
- L’inventaire qui comprend le bilan et le compte de résultat de la copropriété. Le compte de résultat mesure l’écart entre les charges déjà payées au titre de provision et le montant effectif des dépenses
- Le détails d’autres comptes comme les mouvements du fonds de réserve sont aussi précieux pour comprendre débits et crédits sur la période
Enfin, en certaines occasions plus rares, lors de sinistres par exemple, le syndic mettre à disposition les comptes de sinistre.
Zoom sur le bilan comptable
Avec le compte de résultat, le bilan comptable de la copropriété forme l’inventaire. Il est articulé comme un bilan d’entreprise avec l’opposition entre l’actif et le passif. Il est l’un ; si ce n’est le ; document comptable dont vous pourrez tirer le plus de conclusions.
Le bilan est un document synthétique très puissant, car il permet de comprendre une grande partie des enjeux de la copropriété. Schématiquement, il est l’expression des investissements et du patrimoine de la copropriété (actif) mis en rapport avec le financement de ce patrimoine (le passif). Entre autre, grâce au bilan, on pourra se rendre compte de l’état des créances, des dettes et comprendre de quelle façon sont financés les investissements.
Grâce au bilan comptable, il est possible de mieux anticiper et de déterminer plus efficacement les montants à allouer au fond de réserve et au fond de roulement.
Le commissaire aux comptes pour vous renseigner
Le commissaire aux comptes est l’organe de contrôle de l’association des copropriétaires. Il est en charge de témoigner de la gestion budgétaire et financière du syndic de copropriété. Il contrôle également tous les documents comptables. Annuellement, il est tenu de publier un rapport sur les comptes du syndic en tâchant d’y apporter un regard critique, notamment sur la gestion du budget. Ce document doit être accessible pour chacun des copropriétaires.
Ainsi, par l’intermédiaire du rapport du commissaire aux comptes, il est possible d’avoir accès à la plupart des documents comptables de la copropriété.
