De boekhoudkundige documenten van de mede-eigendom

Terug naar: de documenten van de mede-eigendom

Een geharmoniseerde boekhouding

In de eerste plaats is het van belang om twee situaties te verduidelijken:

• Voor mede-eigendommen met minder dan 20 kavels is het mogelijk een vereenvoudigde boekhouding te houden.
• Voor mede-eigendommen met meer dan 20 kavels is een minimaal gestandaardiseerd boekhoudplan verplicht.

Bij het tellen van het aantal kavels worden garages, parkings en kelders systematisch buiten beschouwing gelaten. Afhankelijk van de omvang van de mede-eigendom, kunnen de boekhoudkundige documenten dus verschillen.

De wet van 6 mei 2010 harmoniseert de boekhouding van de mede-eigendommen, ongeacht de omvang van de mede-eigendom Vóór de afkondiging van deze wet kon elke syndicus immers zijn boekhouding voeren zonder dat er sprake was van een specifiek schema of duidelijke verplichtingen.

Goed om te weten: Omwille van een betere transparantie moeten mede-eigendommen tegenwoordig twee afzonderlijke rekeningen hebben, voor het beheer van het werkkapitaal en voor het beheer van het reservefonds.

Enkele beschikbare boekhoudkundige documenten

In de meeste gevallen is het de syndicus die deze documenten ter beschikking stelt. De mede-eigenaars zullen met name toegang hebben tot:

• Een individuele afrekening van de lasten. Deze wordt in verhouding tot het aandeel van elke mede-eigenaar bepaald. Hierin worden voor het gehele jaar de jaarlijkse kosten van de mede-eigendom in detail opgenomen alsook het door elke mede-eigenaar te betalen bedrag.
• De lijst van uitgaven
• De inventaris die de balans en de resultatenrekening van de mede-eigendom omvat. De resultatenrekening meet het verschil tussen de reeds betaalde uitgaven als voorziening en het werkelijke bedrag van de uitgaven.
• De details van andere rekeningen, zoals de transacties van het reservefonds, zijn ook waardevol om de debet- en creditbedragen binnen de periode te begrijpen.

Tenslotte zal de syndicus bij bepaalde zeldzame gelegenheden, zoals bijvoorbeeld bij schadegevallen, de rekeningen van de schadegevallen ter beschikking stellen.

De boekhoudkundige balans nader bekeken

Samen met de resultatenrekening vormt de balans van de mede-eigendom de inventaris. Deze inventaris is opgesteld als een bedrijfsbalans waarbij activa en passiva tegenover elkaar geplaatst worden. Het is een, zo niet het boekhoudkundig document waaruit u de meeste conclusies kunt trekken.

De balans is een zeer krachtig samenvattend document, omdat het u in staat stelt een groot deel van de uitdagingen van de mede-eigendom te begrijpen. Schematisch gezien is het de uitdrukking van de investeringen en het patrimonium van de mede-eigendom (activa) in verhouding tot de financiering van dit patrimonium (passiva). Dankzij de balans kan men onder meer de stand van de vorderingen en schulden zien en begrijpen hoe de investeringen worden gefinancierd.

Dankzij de balans is het mogelijk beter te anticiperen en te bepalen welke bedragen moeten worden toegewezen aan het reservefonds en aan het werkkapitaal.

De Rekencommissaris is er om u te informeren.

De commissaris is het controlerend orgaan van de vereniging van mede-eigenaars. Hij moet getuigen over het budgettair en financieel beheer van de syndicus van de mede-eigendom. Hij controleert ook alle boekhoudkundige documenten.
Elk jaar moet hij een verslag publiceren over de rekeningen van de syndicus, waarbij hij deze kritisch moet bekijken, met name wat betreft het beheer van het budget. Dit document moet voor elke mede-eigenaar toegankelijk zijn.

Via het verslag van de Rekencommissaris is het zo mogelijk toegang te krijgen tot de meeste boekhoudkundige documenten van de mede-eigendom.