Hoe wordt een mede-eigendom beheerd?

De syndicus staat centraal in het beheer van de mede-eigendom. Hij is het die, op min of meer directe wijze, alle acties coördineert die in het kader van het beheer moeten worden uitgevoerd. Zijn beslissingsbevoegdheid, via de Algemene Vergadering, heeft betrekking op verschillende te ondernemen acties, over vele thema's. De mede-eigenaars streven hierbij naar maximale transparantie.

De syndicus van de mede-eigendom: de centrale speler

De beheerder van de mede-eigendom, beter bekend als de syndicus, speelt een centrale rol in het beheer van de mede-eigendom. Hij is belast met het verzenden van de openbare documenten van de mede-eigendom aan elke mede-eigenaar die erom vraagt.

Via de Algemene Vergadering beslist ook de syndicus over het onderhoud van het gebouw via de stemming van de verschillende mede-eigenaars. Hij zal dezelfde rol hebben voor wat betreft de diensten van het gebouw (conciërge, onderhoud van de mede-eigendom) of de werken van groter belang. Hij is systematisch de centrale pion van het schaakbord, degene waarlangs de meeste beslissingen worden genomen.

De syndicus heeft ook de taak de oproepen tot kapitaal te organiseren door vooraf een voorlopige begroting op te stellen om de lopende en buitengewone uitgaven van de mede-eigendom te dekken. Het zijn deze fondsen die zullen worden gebruikt om de dienstverleners, die in het gebouw de al of niet belangrijke werkzaamheden zullen uitvoeren, tijdig te betalen. Sinds de wet van 2018 moet elke mede-eigenaar 5% van de totale gemeenschappelijke kosten van het jaar N-1 storten in het reservefonds van de mede-eigendom.

Garant staan voor de verantwoordelijkheid van de mede-eigendom en het onderhoud van het gebouw

Om de handelingen van de verschillende entiteiten van mede-eigendom te dekken, kunnen verschillende soorten verzekeringen worden afgesloten.

• Een allesomvattende verzekering die het gebouw of de groep gebouwen tegen materiële schade dekt en die zonder onderscheid de gemeenschappelijke delen en de privé-gedeelten van het gebouw dekt.
• De verzekering burgerlijke aansprakelijkheid van de syndicus, de enige verplichte verzekering binnen de mede-eigendom

• Andere verzekeringen die andere organen van de mede-eigendom kunnen dekken, zoals de Rekencommissaris of de leden van de Raad van Mede-Eigendom.

Om de goede werking van de mede-eigendom te verzekeren, kunnen bepaalde diensten worden geïntegreerd. Wij denken hierbij met name aan conciërgediensten, het beheer van het onderhoud van de mede-eigendom of andere diensten zoals het onderhoud van groenvoorzieningen. Het veelvoud van deze diensten zal gevolgen hebben voor het bedrag van de lasten van mede-eigendom van de verschillende eigenaars van het gebouw.

Wanneer het gebouw meer structurele werkzaamheden vereist, verschillen de noodzakelijke meerderheden op de Algemene Vergadering volgens de algemene regel: hoe belangrijker de werkzaamheden zijn, des te meer is de instemming met meerderheid van de mede-eigenaars vereist. Er zal een onderscheid worden gemaakt tussen verbeteringswerkzaamheden, onderhoudswerkzaamheden of dringende werkzaamheden die de goede werking van de mede-eigendom belemmeren.

Meer weten over de werkzaamheden in een mede-eigendom

Meer weten over de verzekeringen voor de mede-eigendom

Meer weten over de diensten van de mede-eigendom

Meer weten over de aandelen van de gemeenschappelijke delen

Het boekhoudkundig beheer van het gebouw: streven naar transparantie

Afhankelijk van de omvang van de mede-eigendom kan het boekhoudkundig beheer verschillen.

• Voor een gebouw met meer dan 20 loten is een Minimumindeling van het algemeen rekeningstelsel een vereiste.
• Voor mede-eigendommen met minder dan 20 loten is een vereenvoudigd rekeningstelsel voldoende.

Elk jaar wordt de mede-eigendom geconfronteerd met een bepaald aantal uitgaven. Belangrijk voor de transparantie hierbij is dat elke mede-eigenaar toegang krijgt tot de volgende documenten:

• De jaarlijkse lijst van uitgaven
• De individuele afrekening van de kosten
• De inventaris die zowel de balans (activa/passiva) als de resultatenrekening van de mede-eigendom omvat

Naast deze boekhoudkundige documenten kan elke mede-eigenaar beschikken over de basisakte en het reglement van de mede-eigendom. Deze documenten vormen de zogenaamde statuten van de mede-eigendom en kunnen zeer nuttig zijn om een eventueel conflict tussen twee of meer mede-eigenaars te voorkomen of uit te praten.

Meer informatie over de lasten van een mede-eigendom

Meer informatie over de boekhouding van een mede-eigendom

Meer informatie over de documenten van de mede-eigendom