Notarissen en syndici zijn gedoemd om samen te werken en hebben bepaalde verplichtingen jegens elkaar, met name in de verschillende stadia van de verkoop van een kavel in mede-eigendom.
1. Voor de ondertekening van de overeenkomst of het aanbod tot aankoop
De notaris moet een bepaald aantal informaties van de syndicus verkrijgen om een potentiële koper correct te kunnen informeren over de precieze situatie van de mede-eigendom. De syndicus moet deze informatie binnen 15 dagen na het verzoek verstrekken.
De wet van 2 juni 2010 heeft artikel 577-11 van het Burgerlijk Wetboek gewijzigd. Hierin wordt bepaald welke informatie moet worden ingewonnen vóór de ondertekening van een overeenkomst:
- het bedrag van het werkkapitaal en het reservefonds
- het bedrag van de door de uittredende mede-eigenaar verschuldigde achterstallige bedragen
- de stand van de verzoeken om middelen, bestemd voor het reservefonds en beslist door de Algemene Vergadering vóór de vastgelegde datum van eigendomsoverdracht
- indien van toepassing, een overzicht van de lopende gerechtelijke procedures met betrekking tot de mede-eigendom en de betrokken bedragen
- de notulen van de gewone en buitengewone algemene vergaderingen van de afgelopen drie jaar, alsmede de periodieke staten van de lasten over de afgelopen twee jaar
- een kopie van de laatste balans, goedgekeurd door de Algemene Vergadering van de Vereniging van Mede-Eigenaars.
Bij gebrek aan antwoord van de syndicus binnen de vijftien dagen na het verzoek, moet de notaris de partijen op de hoogte brengen van het uitblijven van het antwoord van de syndicus. De potentiële koper kan dan beslissen wat hij wil doen, er zijn geen sancties voor de syndicus.
2. Vóór de ondertekening van de authentieke akte
Bij de ondertekening van de overeenkomst, het aanbod tot aankoop of de belofte tot aankoop moet de notaris per aangetekend schrijven de volgende elementen bij de syndicus opvragen:
- het bedrag van de instandhoudings-, onderhouds-, herstellings- en vernieuwingskosten waarover de Algemene Vergadering of de syndicus beslist heeft vóór de vastgelegde datum van de eigendomsoverdracht, maar waarvoor de syndicus na deze datum er de betaling van vergt
- een staat van de oproepen tot storting die door de Algemene Vergadering van mede-eigenaars zijn goedgekeurd vóór de vastgelegde datum van de eigendomsoverdracht en van de kosten voor dringende werkzaamheden waarvoor de syndicus na die datum om betaling verzoekt
- een staat van de kosten gelinkt aan de acquisitie van de gemeenschappelijke ruimtes, waarover de Algemene Vergadering beslist heeft vóór de vasteglegde datum van de eigendomsoverdracht, maar waarvoor de syndicus na die datum de betaling vraagt
- een overzicht van de bevestigde schulden van de Vereniging van Mede-Eigenaars ten gevolge van geschillen die zijn ontstaan vóór de vastgelegde datum van de eigendomsoverdracht, maar waarvan de betaling door de syndicus na die datum wordt gevraagd
- de documenten die vóór de ondertekening van de overeenkomst moeten worden voorgelegd, indien deze nog niet vertsrekt zijn.
De syndicus heeft 30 dagen om deze elementen in te dienen. De kosten voor het verstrekken van de informatie zijn voor rekening van de verkoper.
Op het moment van ondertekening van de authentieke akte moet de notaris de achterstallige gewone en buitengewone lasten die de verkoper verschuldigd is, van de overdrachtsprijs aftrekken. De notaris moet echter eerst de bevoorrechte schuldeisers, hypotheekhouders of degenen die hem in kennis hebben gesteld van een beslag of overdracht van schuldvordering, betalen. Indien de verkoper deze achterstallige betalingen betwist, stelt de notaris de syndicus hiervan via aangetekend schrijven op de hoogte binnen de drie werkdagen na de ondertekening. Deze moet dan binnen de 12 werkdagen conservatoir (bewarend) beslag of derden-beslag tenuitvoerstelling notificeren, anders kan de notaris het bedrag van de achterstallige betalingen aan de verkoper betalen.
Goed om weten: Sinds 1 januari 2019 geldt dat als een appartement in mede-eigendom wordt verkocht omdat de eigenaar in gebreke blijft, de mede-eigendom deel uit maakt van de bevoorrechte schuldeisers, zelfs nog vóór de banken. De mede-eigendom kan nu tot twee jaar achterstallige lasten invorderen. Deze nieuwe wet inzake mede-eigendom heeft tot doel de inning van achterstallige lasten door de mede-eigendom te vergemakkelijken.
3. Na de ondertekening van de akte
Als de verkoop rond is, moet de notaris de syndicus binnen dertig dagen na de ondertekening op de hoogte brengen. Hij zendt hem een certificaat van eigendomsoverdracht en deelt hem de datum van de akte mee, de identificatie van het betrokken perceel en de identiteit en het adres van de koper, alsmede de identiteit van de gevolmachtigde in geval van onverdeeldheid van de eigendom.