Notaires et syndics sont amenés à travailler ensemble et ont certaines obligations les uns envers les autres, notamment aux différentes étapes de la vente d’un lot de copropriété.
1.Pour la signature de la convention ou de l’offre d’achat
Le notaire doit recueillir un certain nombre d’informations auprès du syndic afin d’informer correctement un éventuel acheteur de la situation exacte de la copropriété. Le syndic doit communiquer ces éléments dans les 15 jours qui suivent la demande.
La loi du 2 juin 2010 a modifié l’article 577-11 du Code civil, qui indique les renseignements à obtenir avant la signature d’une convention :
- le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve
- le montant des arriérés éventuels dus par le copropriétaire sortant
- la situation des appels de fonds, destinés au fonds de réserve et décidés par l’assemblée générale avant la date certaine du transfert de la propriété
- le cas échéant, le relevé des procédures judiciaires en cours relatives à la copropriété et des montants en jeu
- les procès-verbaux des assemblées générales ordinaires et extraordinaires des trois dernières années, ainsi que les décomptes périodiques des charges des deux dernières années
- une copie du dernier bilan approuvé par l’assemblée générale de l’association des copropriétaires.
A défaut de réponse du syndic dans les quinze jours suivant la demande, le notaire doit aviser les parties de la carence de celui-ci. L’acheteur potentiel fait alors ce qu’il veut, il n’y a pas de sanction prévue pour le syndic.
2. Avant la signature de l’acte authentique
Au moment de la signature de la convention, de l’offre d’achat ou de la promesse d’achat, le notaire doit demander en recommandé au syndic les éléments suivants :
- le montant des dépenses de conservation, d’entretien, de réparation et de réfection décidées par l’assemblée générale ou le syndic avant la date certaine du transfert de la propriété mais dont le payement est demandé par le syndic postérieurement à cette date
- un état des appels de fonds, approuvés par l’assemblée générale des copropriétaires avant la date certaine du transfert de propriété et le coût des travaux urgents dont le payement est demandé par le syndic postérieurement à cette date
- un état des frais liés à l’acquisition des parties communes, décidés par l’assemblée générale avant la date certaine du transfert de propriété mais dont le payement est demandé par le syndic postérieurement à cette date
- un état des dettes certaines dues par l’association des copropriétaires à la suite de litiges nés avant la date certaine du transfert de la propriété, mais dont le payement est demandé par le syndic postérieurement à cette date.
- les documents à présenter avant la signature de la convention s’ils n’ont pas encore été fournis.
Le syndic a 30 jours pour remettre ces éléments. Les frais de transmission d’information sont à la charge du vendeur.
Au moment de la signature de l’acte authentique, le notaire doit retenir sur le prix de la cession les arriérés de charges ordinaires et extraordinaires dus par le vendeur. Mais le notaire doit préalablement payer les créanciers privilégiés, hypothécaires, ou ceux qui lui auraient notifié une saisie-arrêt ou une cession de créance. Si le vendeur conteste ces arriérés, le notaire prévient le syndic par lettre recommandée dans les trois jours ouvrables qui suivent la signature. Celui-ci doit alors notifier une saisie-arrêt conservatoire ou une saisie-arrêt-exécution dans les 12 jours ouvrables sinon le notaire pourra payer le montant des arriérés au vendeur.
Bon à savoir : Depuis le 1er janvier 2019, si un appartement en copropriété est vendu suite à un défaut de paiement de son propriétaire, la copropriété fait partie des créanciers privilégiés passant même avant les banques. Elle peut désormais récupérer jusqu’à deux ans d’arriérés de charges. Cette nouvelle loi sur la copropriété a pour but de faciliter la récupération des arriérés de charge par la copropriété.
3. Après la signature de l’acte
Si la vente se réalise, le notaire doit prévenir le syndic dans les trente jours qui suivent la signature. Il lui envoie une attestation de transfert de propriété et renseignera la date de l’acte, l’identification du lot concerné et l’identité et l’adresse de l’acheteur ainsi que l’identité du mandataire en cas d’indivision.