De Rekencommissaris staat garant voor de financiën van de syndicus
Als enige controleorgaan van de Vereniging van Mede-Eigenaars met een echte dwingende rol, speelt de rekencommissaris de rol van tegenmacht van de syndicus waarvan hij de goede financiële gezondheid garandeert. Maar wat is dan zijn rol, wie kan dit mandaat uitoefenen en hoeveel gaat dit de gemeenschap kosten?
Wie kan Commissaris van de Rekeningen worden?
Elk jaar moet de Algemene Vergadering een rekencommissaris aanwijzen, ongeacht de grootte van het gebouw of van de eigendom. Alle mede-eigenaars kunnen aanspraak maken op de uitoefening van deze functie. Het is echter sterk aan te bevelen dat u een stevige ervaring hebt op dit gebied.
De Algemene Vergadering en een absolute meerderheid van stemmen (50% + 1 stem) wijzen de persoon aan die de functie zal uitoefenen.
Net zoals voor de rol van syndicus van een mede-eigendom, rijst hier de vraag van een vrijwillige of professionele rekencommissaris. In een besluit van 15 december 2011 bevestigt het Grondwettelijk Hof dat het niet verplicht is een beroep te doen op een professionele commissaris. Niettemin komt het vaak voor dat de Vereniging van Mede-Eigenaars een professioneel, zoals een expert-boekhouder, wenst aan te wijzen. Des te meer wanneer het mede-eigendom groot is. In een dergelijk geval is het aan alle mede-eigenaars om de honoraria te moeten betalen.
Goed om weten: Sinds 2010 verplicht de wetgever om een beroep te doen op een Commissaris van de Rekeningen.
De opdracht en de rol van de rekencommissaris
Tijdens de Algemene Vergadering en het opstellen van het reglement van mede-eigendom zullen de voorwaarden voor de uitoefening van de functie van rekencommissaris worden besproken. Zijn rol is dus niet strikt vastgesteld. De benoeming van een commissaris van de rekeningen geschiedt met het oog op transparantie. Hij oefent een soort tegenmacht uit ten opzichte van de syndicus, met name over diens financiële handelingen.
De Algemene Vergadering kan bijvoorbeeld regelmatige tussenpozen vastleggen die de rekencommissaris in staat stelt de boekhoudkundige en financiële documenten te analyseren, bijvoorbeeld elk kwartaal of elke zes maanden.
De echte opdracht van de rekencommissaris bestaat erin de financiële gezondheid van de syndicus van mede-eigendom te controleren. Nadat de boekhoudkundige en financiële stukken ter beschikking zijn gesteld, is de commissaris van rekeningen verplicht een jaarverslag aan de mede-eigenaars voor te leggen. Indien wordt vastgesteld dat de syndicus een ernstige fout heeft begaan of zich schuldig heeft gemaakt aan bedrieglijke manoeuvres, kunnen de mede-eigenaars vragen dat een buitengewone Algemene Vergadering wordt gehouden die de kwestie van de afzetting van de syndicus op de agenda plaatst.
Een commissaris van de rekeningen: aan welke prijs?
Zoals wij zojuist hebben uiteengezet, kan de rekencommissaris een niet-professionele mede-eigenaar zijn. Hoewel er in de meeste van deze gevallen geen sprake is van een financiële vergoeding, is het voor de kandidaten toch mogelijk om hiervoor een vergoeding te vragen. De kwestie moet vooraf op de Algemene Vergadering worden besproken. De honoraria van de professionele Commissaris van de Rekeningen worden betaald door de Vereniging van Med-Eigenaars.
Om ervoor te zorgen dat het mandaat van de rekencommissaris correct wordt uitgevoerd, is het mogelijk en raadzaam een verzekeringspolis af te sluiten die de syndicus, de Raad van de Mede-Eigendom en de rekencommissaris dekt. In het kader van een vrijwillig mandaat is het vaak aan de Vereniging van Mede-Eigenaars om het bedrag van deze verzekering te betalen.