Elke syndicus van een mede-eigendom, professioneel of vrijwillig, moet een nauwkeurige boekhouding bijhouden. Deze rekeningen zijn van essentieel belang om de financiële gezondheid van de mede-eigendom weer te geven. Sinds 2010 zijn er nieuwe regels die de manier verduidelijken waarop deze rekeningen worden bijgehouden. Maar wie kan toegang krijgen tot deze documenten en hoe?
Welke documenten overhandigt de syndicus?
Jaarlijks of driemaandelijks stuurt de syndicus in het algemeen :
- Een balans (activa en passiva)
- Het geheel van kosten van de mede-eigendom en bijhorende bewijsstukken
- Een afrekening voor elke mede-eigenaar, hetzij in de vorm van een kostenverdeelstaat, hetzij in de vorm van een individuele afrekening. De verdeeltabel is gebruikelijk in kleine mede-eigendommen. Hierop staan de bedragen die elke mede-eigenaar verschuldigd is alsook de eventuele betalingsachterstand.
- Details van bepaalde rekeningen (leveranciers, schadegevallen, enz.)
De wet van 2 juni 2010
De wet van 2 juni 2010 wordt sinds 2013 toegepast en vereist dat mede-eigenaars:
- Een minimaal gestandaardiseerd rekeningstelsel volgen, behalve voor mede-eigendommen van minder dan 20 kavels, die een vereenvoudigde boekhouding mogen voeren. Het is de bedoeling de boekhouding voor alle mede-eigendommen te standaardiseren, zodat mede-eigenaars makkelijker de nodige informatie terugvinden in geval van een verandering van syndicus.
- Een geraamd budget (lopende uitgaven) en een voorlopige begroting (voorzienbare buitengewone uitgaven) opstellen en twee afzonderlijke rekeningen openen, één voor het beheer van het werkkapitaal en één voor het reservefonds.
- Het toegangsrecht geven tot alle documenten of informatie van niet-particuliere aard met betrekking tot de mede-eigendom.
Wie krijgt toegang tot de boekhoudkundige documenten?
- De Rekencommissaris : controleorgaan
Hij wordt jaarlijks door de Algemene Vergadering benoemd. Hij kan mede-eigenaar zijn of een externe persoon (expert-accountantskantoor of externe revisor). Zijn rol bestaat erin het correct financieel beheer van de syndicus te controleren. Elk jaar moet hij een verslag opstellen over de financiën van de mede-eigendom. Dit verslag is toegankelijk voor alle mede-eigenaars, die zich zo een beeld kunnen vormen van de kwaliteit van het beheer van de syndicus zonder noodzakelijkerwijs alle rekeningen te hoeven raadplegen.
- De Raad van Mede-Eigendom : volledige toegang
De Raad van Mede-Eigendom, verplicht voor alle mede-eigendommen van meer dan 20 kavels, moet toezien op het goede beheer van de syndicus en op de correcte uitvoering van de beslissingen die de Algemene Vergadering genomen werden.
De Raad van Mede-Eigendom heeft toegang tot alle boekhoudkundige documenten, ongeacht of zij al dan niet privé zijn.
- De Mede-Eigenaars : beperkte toegang
Elke mede-eigenaar moet toegang hebben tot de boekhoudkundige documenten. Deze mogelijkheid geeft hem/haar echter niet het recht om zich met het beheer te bemoeien en aan de syndicus bevelen te geven betreffende het beheer van de mede-eigendom.
Bovendien hebben de mede-eigenaars alleen toegang tot documenten die geen privé-karakter hebben. Zo is het mogelijk dat bepaalde privé-correspondentie tussen een mede-eigenaar en de syndicus niet toegankelijk is. Maar de mede-eigenaars hebben wel het recht te weten wat ieders financiële situatie is ten aanzien van de mede-eigendom.
- De huurders:
De huurders hebben geen toegang tot de boekhoudkundige documenten van de syndicus. De verhuurder moet evenwel het bedrag van de huurlasten kunnen verantwoorden indien de huurder daarom verzoekt.
Een syndicus die het beheer overneemt
Een syndicus die het huurbeheer over een mede-eigendom verliest moet binnen dertig dagen de volledige boekhouding, de balans en de boekhoudkundige documenten aan zijn opvolger overhandigen.
Hoe kunt u de rekeningen raadplegen?
De wet van 2 juni 2010 schreef voor dat de rekeningen via internet toegankelijk moesten zijn, maar deze wet is op 15 mei 2012 gewijzigd om deze toegang via internet facultatief te maken. Steeds meer syndici maken echter de toegang tot de boekhoudkundige documenten via internet mogelijk.
De wijze waarop de rekeningen en boekhoudkundige documenten kunnen worden geraadpleegd, wordt aangegeven in het Reglement van Mede-Eigendom of door de Algemene Vergadering. De documenten moeten op normale tijdstippen makkelijk beschikbaar zijn voor inzage.