Tout syndic de copropriété, professionnel ou bénévole, doit tenir une comptabilité précise. Cette comptabilité est essentielle pour refléter la santé financière de la copro. Depuis 2010, de nouvelles règles sont venues clarifier la façon de tenir ces comptes. Mais qui peut avoir accès à ces documents et de quelle façon ?
Quels sont les documents transmis par le syndic ?
Annuellement ou trimestriellement, le syndic transmet généralement :
- Un bilan comptable (actif et passif)
- L’ensemble des dépenses de la copropriété ainsi que leurs justificatifs
- Un décompte pour chaque copropriétaire soit sous forme d’un tableau de répartition, soit sous forme de décompte individuel. Le tableau de répartition est fréquent dans les petites copropriétés. On y retrouve les sommes dues par chacun et les éventuels retards de paiement individuels.
- Le détail de certains comptes (fournisseurs, sinistres…)
La loi du 2 juin 2010
Appliquée depuis 2013, la loi du 2 juin 2010 demande aux copropriétés :
- De suivre un plan comptable minimum normalisé, sauf pour les copropriétés de moins de 20 lots, qui sont autorisées à tenir une comptabilité simplifiée. Le but est d’uniformiser la tenue de la comptabilité pour toutes les copropriétés afin que les copropriétaires puissent mieux se repérer en cas de changement de syndic.
- De préparer un budget prévisionnel (dépenses courantes) et un budget prévisionnel (frais extraordinaires prévisibles) et d’ouvrir deux comptes distincts, un pour la gestion du fonds de roulement et un pour le fonds de réserve.
- De donner le droit à un accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété.
Qui peut avoir accès aux documents comptable ?
- Le commissaire aux comptes : organe de contrôle
Il est désigné annuellement par l’assemblée générale. Il peut s’agir d’un copropriétaire ou d’une personne extérieure (cabinet d’experts-comptables ou réviseur externe). Il a pour rôle de vérifier la bonne gestion financière du syndic et doit établir chaque année un compte-rendu des finances de la copropriété. Ce compte-rendu est accessible à tous les copropriétaires, qui peuvent ainsi se faire une idée de la qualité de gestion du syndic sans nécessairement avoir à consulter toute la comptabilité.
- Le conseil de copropriété : accès total
Obligatoire pour toute copropriété de plus de 20 lots, le conseil de propriété est chargé de veiller à la bonne gestion du syndic et à la bonne exécution des décisions prises par l’assemblée générale.
Il a accès à l’ensemble des documents comptables, qu’ils aient ou non un caractère privé.
- Les copropriétaires : accès limité
Chaque copropriétaire doit pouvoir avoir accès aux documents comptables. Cette possibilité ne lui donne cependant pas le droit de s’immiscer dans la gestion et de donner des ordres au syndic concernant la gestion de la copropriété.
De plus, les copropriétaires n’ont accès qu’aux documents n’ayant pas de caractère privé. Ainsi, certaines correspondances privées entre un copropriétaire et le syndic pourraient ne pas être accessibles. Mais les copropriétaires ont le droit de prendre connaissance de la situation financière de chacun vis-à-vis de la copropriété.
- Les locataires :
Les locataires n’ont pas accès aux pièces comptables par le syndic. Mais le bailleur doit pouvoir justifier le montant des charges locatives si le locataire le demande.
- Un syndic qui reprend la gestion
Un syndic qui perd la gestion d’une copropriété doit remettre sous trente jours l’ensemble de la comptabilité, bilan et pièces comptables, à son successeur.
Comment consulter les comptes ?
La loi du 2 juin 2010 demandait à ce que les comptes soient accessibles par internet, mais cette loi a été modifiée le 15 mai 2012 pour que la mise à disposition sur internet devienne facultative. Cependant, de plus en plus de syndics donnent la possibilité d’accéder aux documents comptables via internet.
La voie à utiliser pour consulter les comptes et les documents comptables est indiquée dans le règlement de copropriété ou par l’assemblée générale. Les documents doivent pouvoir être consultés facilement, à des horaires normaux.