De titel van dit artikel kan overdreven lijken: een gebouw is geen Staat en de Algemene Vergadering is niet zijn regering. Het is echter wel hier dat over de maatregelen voor het behoud en het beheer van het gebouw, met andere woorden het onroerend erfgoed van elke mede-eigenaar, wordt beslist.
De Algemene Vergadering, een belangrijke gebeurtenis voor uw mede-eigendom
De organisatie van een Algemene Vergadering is geregeld door de wet van 2010. De regels zijn relatief eenvoudig, maar strikt. En het is de verantwoordelijkheid van de Algemene Vergadering om deze strikt toe te passen, anders kunnen besluiten en stemmingen ongeldig zijn.
Er zijn twee soorten Algemene Vergaderingen: gewone en buitengewone.
De eerste wordt jaarlijks gehouden gedurende de periode die is vastgesteld in de basisakte van de mede-eigendom en die is opgenomen in het Huishoudelijk Reglement. Buiten deze periode kunnen de mede-eigenaars de syndicus vragen een Buitengewone Algemene Vergadering te organiseren om te beslissen over een kwestie die een snelle beslissing vereist.
Het verzoek moet per aangetekende brief naar de syndicus worden verzonden, die vervolgens 30 dagen de tijd heeft om te antwoorden. Bij gebreke aan antwoord binnen deze termijn, heeft de mede-eigenaar het recht de Algemene Vergadering zelf bijeen te roepen.
Het is de syndicus die de bijeenroeping per aangetekende brief verzendt, behalve aan de mede-eigenaars die uitdrukkelijk en schriftelijk hebben verzocht om de deze via een ander kanaal te ontvangen. De wet van 2010 bepaalt dat, om geldig te zijn, deze dagvaarding de dag, het uur, de agenda en het adres moet vermelden waar de Algemene Vergadering van mede-eigenaars zal worden gehouden. De agenda wordt opgesteld door de syndicus op basis van verzoeken van de mede-eigenaars. De agenda moet volledig zijn: de AV kan geen besluit nemen over een punt dat niet op de agenda staat. De mede-eigenaars moeten hun verzoeken indienen voordat de officiële convocaties worden verzonden. Een ander wettelijk criterium is dat er een periode van 15 dagen moet liggen tussen de verzending van de uitnodigingen en het houden van de Algemene Vergadering.
Stemmen en mandaten
De mede-eigenaars kunnen een vertegenwoordiger aanwijzen; met een schriftelijke en op naam gestelde volmacht kan de gevolmachtigde namens de mede-eigenaar aan de stemming deelnemen.
Let op: de syndicus kan geen volmacht verkrijgen! Hij/zij kan ook niet aan de stemming deelnemen, tenzij hij/zij mede-eigenaar is. Zelfs dan onder één voorbehoud: de syndicus mag niet stemmen over punten die zijn opdracht betreffen. De wet bepaalt ook dat het aantal volmachten tot maximaal drie per persoon beperkt is, BEHALVE indien het totale aantal stemmen in handen van één persoon niet meer bedraagt dan 10% van het totale aantal stemmen van de gehele mede-eigendom.
Hoe zit het met echtparen die een appartement bezitten (in onverdeeldheid) of met een vruchtgebruiker of naakte eigenaar van een perceel? Wie kan deelnemen aan de algemene vergaderingen van de mede-eigendom? De wet heeft bepaald dat het recht om deel te nemen wordt opgeschort tot de betrokken partij haar gevolmachtigde heeft aangewezen.
Is de rekening juist?
Wil de beraadslaging geldig zijn, dan gelden er twee regels:
- Ofwel is de helft van de mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd bij de aanvang van de AV en beschikken zij over minstens de helft van de quota van de gemeenschappelijke delen van de mede-eigendom.
- Of de aanwezige mede-eigenaren hebben meer dan 75% van de quota van de gemeenschappelijke delen van de mede-eigendom.
Indien het quorum onvoldoende is, wordt binnen ten minste 15 dagen een nieuwe convocatie verzonden. De nieuwe Algemene Vergadering kan dan beraadslagen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars (vandaar de naam "Algemene Vergadering met stemmentekort").
Een goed geoliede machine...
Gewoon of buitengewoon, de Algemene Vergadering verloopt op dezelfde wijze: lijst van aanwezigen, verkiezing van het bureau, van de voorzitter, van de secretaris en van de twee stemopnemers, verificatie door de vergadering van haar geldigheid, voorlezing van de dagorde, stemming, proces-verbaal door de syndicus
... voor een efficiënter beheer.
Artikel 577 van de wet van 2018 werd gewijzigd en is van toepassing sinds 1 januari 2019.
Belangrijke veranderingen:
- Binnen 5 jaar na de datum van voorlopige aanvaarding van de gemeenschappelijke delen moet de AV een reservefonds oprichten waarvan de jaarlijkse bijdrage niet minder mag bedragen dan 5% van het totaal van de gewone gemeenschappelijke lasten van het voorgaande boekjaar;
- De syndicus heeft het recht om elke (buiten)gerechtelijke maatregel te nemen om de kosten te innen;
- De houders van een reëel recht op een appartement zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de betaling ervan;
- Een mede-eigenaar mag zich laten bijstaan door een advocaat, een architect, een technisch adviseur, enz. op voorwaarde dat hij de syndicus daar minstens 4 dagen voor de vergadering per aangetekend schrijven* van op de hoogte brengt;
- De meerderheid voor de stemming om werkzaamheden die de gemeenschappelijke delen betreffen uit te voeren, verandert van 3/4 tot 2/3;
- De meerderheid voor de wijziging en de verdeling van de quota moet unaniem zijn;
- De meerderheid voor het houden van door de wet opgelegde werken en van onderhoudswerken moet absoluut zijn (50% + 1%);
- De meerderheid voor wijzigingen in de bestaande reële gebruiksrechten van de gemeenschappelijke delen ten gunste van een eigenaar moet 4/5 bedragen.
Het doel van de wetgever is hier tweeledig: zorgen voor een grotere transparantie tussen de verschillende betrokken partijen (de syndicus en de Vereniging van Mede-Eigenaars); frequent immobilisme voorkomen door een snellere besluitvorming aan te moedigen. In de praktijk beoogt artikel 577 een snellere regeling van bepaalde geschillen, een modernisering van de organisatie van het beheer van de mede-eigendom en een duidelijker verdeling van de bevoegdheden van elk orgaan (Algemene Vergadering, Raad van Mede-Eigendom, syndicus).
* De AV kan een deskundige (advocaat, architect of technisch adviseur) op wie zij een beroep heeft gedaan uitnodigen om de situatie toe te lichten.