Lorsqu’un propriétaire souhaite vendre un bien qui fait partie d’une copropriété, il va devoir faire appel au syndic à différentes étapes de la vente. En effet, le syndic est le seul à pouvoir apporter un certain nombre d’éléments qui permettront à l’acheteur de signer le contrat de vente en étant pleinement informé de la situation financière de la copropriété. Le syndic a un rôle à jouer avant, pendant et après la vente.
Informer avant la vente
Pour prendre sa décision, l’acheteur potentiel doit être au courant des litiges en cours, des travaux à venir, de l’état financier et budgétaire de la copropriété. Il a pour ça besoin d’accéder avant la signature de l’offre d’achat à des documents dont on trouve la liste dans l’article 577-11&1 du Code civil, modifié en 2010 :
- Une copie des statuts, incluant la description du lot acheté et les millièmes attribués dans les parties communes
- Les procès-verbaux des Assemblées Générales ordinaires et extraordinaires des trois dernières années, ainsi que les décomptes périodiques des charges des deux dernières années
- Une copie du dernier bilan approuvé par l'Assemblée Générale de l'association des copropriétaires
- Le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve
- Le montant des arriérés éventuels dus par le cédant
- La situation des appels de fonds, destinés au fonds de réserve et décidés par l'assemblée générale avant la date certaine du transfert de la propriété
- Le cas échéant, le relevé des procédures judiciaires en cours relatives à la copropriété
Ces informations sont détenues par le syndic. A partir du moment où le notaire, le vendeur ou l’agent immobilier lui demande ces informations, le syndic a 15 jours pour les communiquer. Le syndic peut facturer ce qui relève d’un travail exceptionnel si c’est prévu dans son contrat.
Fournir des renseignements avant l’acte final
Une fois le compromis signé, le notaire fait la demande au syndic par lettre recommandée pour obtenir un certain nombre de documents supplémentaires :
- Le montant des dépenses de conservation, d’entretien, de réparation et de réfection décidées par l’AG ou le syndic avant la vente mais dont le paiement est demandé par le syndic après cette date
- Un état des appels de fonds approuvés par l’AG des copropriétaires avant la vente et le coût des travaux urgents dont le paiement est demandé par le syndic après cette date
- Un état des frais liés à l’acquisition de parties communes, décidés par l’AG avant la vente, mais dont le paiement est demandé par le syndic après cette date
- Un état des dettes certaines dues par l’association des copropriétaires à la suite de litiges nés avant la vente mais dont le paiement est demandé par le syndic après cette date.
Le syndic doit répondre sous 30 jours. Le notaire fait suivre les documents reçus à l’acheteur. Il se sert des informations reçues pour retenir si besoin sur le prix de vente les arriérés de charges dues par le cédant. Les frais de transmission des information éventuelles sont à la charge du cédant.
Enregistrer le nouveau propriétaire
Une fois l’acte signé, le notaire doit prévenir le syndic et fournir à celui-ci le nom et l’adresse du nouveau propriétaire, la date de la signature et l’identification du lot concerné. Depuis la loi sur la copropriété du 18/06/2018, il a 30 jours pour le faire.
Concernant les arriérés, si le cédant n’est pas d’accord avec les sommes retirées lors de la vente, le notaire en avise le syndic par lettre recommandée dans les 3 jours ouvrables suivant la signature.