Archieven en persoonsgegevens beheren is een belangrijke verantwoordelijkheid voor de syndici van mede-eigendom. Bij de behandeling van vertrouwelijke informatie over mede-eigenaars zijn syndici gebonden aan bepaalde wettelijke en ethische verplichtingen. Hieronder meer informatie over dit onderwerp.
Overdracht van persoonsgegevens binnen een mede-eigendom
Organisaties die persoonsgegevens verwerken, waaronder de syndici van mede-eigendom, moeten een strikt beleid en consequente praktijken hanteren voor het beheer van die persoonsgegevens in overeenstemming met de GDPR-regels (General Data Protection Regulation). Dit omvat o.a. dat syndici de uitdrukkelijke toestemming van de bewoners moeten verkrijgen voor hun gegevensverwerking, de nauwkeurigheid en relevantie van de gegevens moeten garanderen en de implementatie van robuuste beveiligingsmaatregelen moeten waarborgen om onbevoegde toegang of gegevensinbreuken te voorkomen.
In een mede-eigendom moet de toegang tot deze informatie worden beperkt tot de bevoegde personen. Mede-eigenaars mogen alleen toegang hebben tot informatie die overeenstemt met hun rol binnen de mede-eigendom. Bovendien is de syndicus wettelijk verplicht om op verzoek van de Raad van Mede-Eigendom elk document te verstrekken dat betrekking heeft op het beheer van de mede-eigendom. Deze informatie meedelen mag niet in strijd zijn met de GDPR-regels. De syndicus moet daarom alleen de informatie bekendmaken die de Raad van Mede-Eigendom nodig heeft.
De archieven beheren
Archieven spelen een essentiële rol bij het bewaren van de historiek en van belangrijke documenten van een mede-eigendom. Syndici zijn wettelijk verplicht om verschillende bestanden en documenten bij te houden, waaronder financiële overzichten, notulen van vergaderingen, contracten en statuten. Een goed archiefbeheer zorgt ervoor dat deze documenten makkelijk toegankelijk zijn wanneer nodig, waardoor besluitvormingsprocessen transparanter worden en de naleving van wettelijke vereisten wordt gegarandeerd.
Syndici moeten een gestructureerd en georganiseerd archiveringssysteem opzetten. Dit omvat het classificeren en etiketteren van documenten, het implementeren van een gestandaardiseerd archiveringssysteem en het bijhouden van een actuele inventaris. Regelmatig moeten ook audits uitgevoerd worden om de integriteit en volledigheid van de archieven te garanderen.
Goed om weten
De syndicus mag alleen in de volgende gevallen persoonsgegevens doorgeven aan derden:
- Wanneer dit vereist is door wet- of regelgeving, bijvoorbeeld wanneer de syndicus moet getuigen in een rechtszaak;
- Met toestemming van de betrokken personen;
- Tijdens juridische of disciplinaire procedures.
Bewaren en vernietigen van gegevens
Syndici moeten duidelijke richtlijnen opstellen voor de bewaring en de vernietiging van persoonlijke gegevens en archieven. Gegevens langer bewaren dan nodig stelt bewoners bloot aan onnodige risico's en mogelijke privacyschendingen. Omgekeerd kan het voortijdig vernietigen van belangrijke documenten leiden tot juridische en operationele complicaties.
Zodra de bewaartermijn is verstreken, moet een veilig en onomkeerbaar vernietigingsproces worden geïmplementeerd, zoals het versnipperen van fysieke documenten of het veilig verwijderen van digitale bestanden.
Conclusie
Efficiënt beheer van archieven en persoonlijke gegevens is essentieel voor elk mede-eigendom om de veiligheid en gemoedsrust van de bewoners te garanderen. Easy Syndic biedt u een betrouwbare en professionele oplossing voor een transparant en veilig beheer van uw archieven en persoonsgegevens. Neem nu gerust contact met ons op en maak gebruik van onze expertise!
