La Covid-19 a profondément bouleversé les tenues des assemblées générales des copropriétés en Belgique. D’abord limitées, elles ont ensuite été interdites en présentiel.
Comment faire pour prendre les décisions nécessaires avec cette contrainte ?
Les assemblées générales peuvent-elles être tenues ?
Actuellement, la tenue physique des assemblée générales annuelles ou extraordinaires est interdite à cause de la Covid-19. Or, la loi oblige à ce que les copropriétaires se réunissent au moins une fois par an. En raison du contexte exceptionnel, les assemblées générales peuvent être reportées à l’année suivante, ce qui équivaut à une annulation pour la période actuelle. Cependant, si des décisions urgentes sont à prendre ou si un ou plusieurs copropriétaires possédant au moins un cinquième des parts des parties communes le demandent, le syndic doit alors convoquer une assemblée générale qui pourra être virtuelle.
Les AG peuvent désormais être tenues en visio-conférence
La loi du 20 décembre 2020 indique que les assemblées générales peuvent se tenir physiquement ou à distance. Toutes les techniques de télécommunication permettant une délibération collective, notamment les visio-conférences, sont autorisées à condition que la convocation à l’assemblée générale le mentionne clairement. Pour de petites copropriétés avec des personnes maîtrisant suffisamment internet, cette nouvelle possibilité devrait permettre de tenir assez rapidement des assemblées générales.
Conséquences sur le syndic et le conseil de copropriété
Si leur mandat devait expirer, il est prolongé de plein droit jusqu’à la prochaine assemblée.
Dans le cadre d’une impossibilité de convoquer l’assemblée générale, le rôle du syndic est renforcé. En effet, selon l’article 577-8, §4 du Code Civil, le syndic est chargé « d’accomplir tous actes conservatoires et tous actes d’administration provisoire ». Les décisions urgentes qui d’ordinaire demandent l’approbation de l’assemblée générale peuvent alors être prises par le syndic pour le bien de la copropriété.
Le syndic doit exercer ses compétences dans la lignée de ce qui a été fait l’année précédente. Le budget de l’année à venir doit être considéré comme renouvelé tant qu’il n’y a pas de tenue d’assemblée générale. Des provisions peuvent donc être demandées aux copropriétaires.
Les règles de la procédure écrite assouplies par la loi du 20 décembre
L’article 577-6, §11 du Code civil concernant la procédure écrite peut être appliqué. Il est possible de prendre des décisions hors assemblée générale en tenant des réunions par téléphone ou par visio-conférence. Il faut qu’ensuite que les copropriétaires s’expriment par écrit. En temps normal, cette procédure n’est valable que si tous les copropriétaires s’expriment et qu’il y a l‘unanimité. Cependant, dans la récente « Loi portant des dispositions diverses temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus COVID-19 » du 20 décembre, cette procédure est temporairement assouplie.
Jusqu’au 9 mars 2021, les AG écrites pourront prendre des décisions selon le même règles qu’une AG physique. Plus de la moitié des membres de l’association des copropriétaires doit participer au vote à condition qu’ils soient propriétaires d’au moins plus de la moitié des quotes-parts des parties communes et l’unanimité pour prendre une décision est remplacée par les règles de majorité classiques.
Les bulletins de vote doivent être envoyés au syndic par courrier ou par voie électronique dans les 3 semaines suivant la convocation.
Le syndic est chargé de dresser le procès-verbal des décisions prises.