Overzicht van de taken van een syndicus van mede-eigendom
De syndicus van mede-eigendom is een essentieel orgaan in het beheer van een appartementsgebouw. De taken van een syndicus kunnen worden onderverdeeld in vier categorieën: administratief beheer, financieel beheer, technisch beheer & juridisch beheer naast de vertegenwoordiging van de vereniging van mede-eigenaars. Ontdek in dit artikel de belangrijkste taken van de syndicus voor elk van deze categorieën.
Taak Syndicus : Administratief beheer
Administratief beheer vormt de kern van de taken van de syndicus van mede-eigendom. Hij is verantwoordelijk voor:
- Het administratief beheer van het gebouw: Hij houdt de gegevens van elke mede-eigenaar bij, beheert het secretariaat, de correspondentie en de opvolging van dossiers (onderhoudsboekjes, verslagen van de algemene vergaderingen, enz.);
- Het organiseren van de Statutaire algemene vergadering: Hij organiseert deze, woont de vergadering bij en stelt het verslag op, dat hij vervolgens aan alle mede-eigenaars bezorgt;
- Het uitvoeren van de beslissingen van de Statutaire algemene vergadering;
- Het ondertekenen van contracten met dienstverleners (onderhoud, verzekering, enz.), na goedkeuring door de algemene vergadering, en vraagt offertes op;
- Het bewaren van alle belangrijke documenten van de mede-eigendom, zoals bankafschriften, reglementen van mede-eigendom en rapporten;
- Het bijeenroepen van een buitengewone algemene vergadering in geval van een dringende situatie (ernstige schade, onverwachte kosten, juridische zaken, enz.) of op aanvraag van 20% van de aandeelhouders binnen de vereniging van mede-eigenaars.
Taak Syndicus : Financieel beheer
Financieel beheer is een andere essentiële taak van de syndicus. Hij moet onder andere:
- De boekhouding van het gebouw beheren;
- Het budget van de mede-eigendom opstellen en beheren: uitgaven plannen, inkomsten beheren, bijdragen innen, rekeningen opstellen…;
- Uitvoeren van betalingen (leveranciers, werken, verzekeringen…);
- Het reservefonds en het werkkapitaalfonds van het gebouw beheren.
Taak Syndicus : Technisch beheer
De taken van de syndicus omvatten ook het technisch beheer van het gebouw. Hij moet doordachte beslissingen nemen om de duurzaamheid van het gebouw te waarborgen. Hiervoor moet hij:
- Dienstverleners selecteren en de onderhoudswerken opvolgen: schoonmaak van gemeenschappelijke ruimtes, reparatie van apparatuur, enz.;
- Het onderhoud van technische apparatuur verzekeren: liften, verwarming, ventilatie…;
- Onderhoudscontracten opvragen en ter goedkeuring voorleggen;
- Schadegevallen en noodsituaties beheren.
Belangrijke informatie : De syndicus moet goedkeuring van de Vereniging van Mede-Eigenaars (VME) verkrijgen voordat hij bepaalde werken uitvoert, behalve in geval van absolute nood (zoals brand, overstroming of natuurramp), waarbij hij de bevoegdheid heeft om de werken onmiddellijk te starten.
Juridisch beheer & Vertegenwoordiging van de VME
Onder de belangrijkste taken van de syndicus is de vertegenwoordiging van de Vereniging van Mede-Eigenaars essentieel om haar belangen te verdedigen. Hij heeft als taak om:
- De VME te vertegenwoordigen in gerechtelijke procedures, invordering van achterstallige betalingen, behandeling van statutenwijzigingen en bij het beheer van gemeenschappelijke aangelegenheden;
- De communicatie te verzorgen tussen mede-eigenaars en verschillende betrokkenen: vaklieden, leveranciers, administraties…;
- De mede-eigenaars regelmatig te informeren over het leven binnen de mede-eigendom, de lopende werken en de genomen beslissingen.
Conclusie over de taken van de syndicus
De syndicus van mede-eigendom speelt een centrale rol in het dagelijkse beheer en het goed functioneren van uw gebouw. Of het nu gaat om administratief, financieel, technisch beheer of de vertegenwoordiging van de mede-eigenaars, zijn taken zijn onmisbaar. Voor een eenvoudige en efficiënte beheersoplossing voor uw mede-eigendom kunt u vertrouwen op Easy Syndic! Neem contact met ons op voor meer informatie over onze diensten!
